1. ให้เจ้าหน้าที่กรอกข้อมูลในแบบฟอร์มที่ทางบริษัทฯจัดให้ เมื่อกรอกข้อมูลเสร็จแล้ว
2. เตรียมเอกสารที่ใช้ประกอบการดำเนินการ ดังนี้

• เอกสารการก่อตั้งองค์กร เช่น ราชวิทยาลัย/ สมาคม/ ชมรม ฯลฯ
• สำเนาบัตรประชาชนของผู้รับผิดชอบการจัดทำระบบ
• สำเนาทะเบียนบ้านของผู้รับผิดชอบการจัดทำระบบ
• รายชื่อคณะกรรมการขององค์กร
• สำเนาหนังสือการจัดตั้งองค์กร

3. บริษัทฯตรวจสอบแก้ไขความถูกต้องของเอกสารการสมัครและข้อมูล
4. บริษัทฯ จัดเตรียมเอกสารการสมัครฉบับจริง (ทางบริษัทฯจะจัดเตรียมให้) ส่งให้ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบเซ็นชื่อพร้อมประทับตราองค์กร และตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนนำส่งธนาคาร

หมายเหตุ   เอกสารทุกใบต้องเซ็นสำเนาถูกต้อง

1.    ธนาคารจะใช้เวลาตรวจสอบหลักฐานประมาณ 7 วัน หลังจากได้รับเอกสารครบถ้วน (หลังการเซ็นต์สัญญา)

2.    บริษัทฯจัดทำแบบฟอร์มและระบบลงทะเบียนออนไลน์พร้อมการทดสอบหลังจากนั้นระบบก็จะสามารถเปิดใช้งานได้ ภายใน 10 วัน

3.    รวมระยะเวลาดำเนินการไม่เกิน  1 เดือน  ระบบทั้งหมดจะเสร็จสิ้นสมบูรณ์

ธนาคารจะมีการเก็บค่าธรรมเนียมโดยหักจากเงินที่โอนเข้ามา  ประมาณ 3 % โดยคิดจากจำนวนเงินที่ส่งให้ธนาคารเรียกเก็บ (ประเภทของบัตรเครดิต)

1. SCB  บัตรเครดิตไทยพาณิชย์
2. VISA
3. MasterCard
4. JCB

หมายเหตุ

1. ธนาคารจะทำการหักค่าธรรมเนียมแต่ละครั้ง 3-5 % ของมูลค่าการทำธุรกรรม
2. รายได้จากการทำธุรกรรมจะโอนสู่บัญชีขององค์กรท่านทันทีหลังจากระบบตรวจสอบความถุกต้องแล้ว
3. ความปลอดภัยในการทำธุรกรรมนี้ ทางธนาคารจะเป็นผู้รับผิดชอบ
4. ความพร้อมของระบบและการดูแลให้ธุรกรรมดำเนินไปได้ในส่วนขององค์กร บริษัทฯ จะเป็นผู้ดูแลโดยมีรหัสผ่านเพื่อเข้าตรวจสอบข้อมูลผ่านระบบออนไลน์

 บริษัทฯ จะดำเนินการหลังจากมีการเซ็นต์สัญญาการจัดทำ  ดังนี้ 

1. การจดทะเบียน (Domain name Register)
2. เปิดเนื้อที่เซริฟเวอร์ (Web Hosting)
3. ออกแบบเว็บไซต์ (Website Design)
4. เปิดอีเมล์สำหรับติตต่อ (Email: Web Mail & POP3 Mail)
5. ดูแลและปรับปรุงข้อมูลเว็บไซต์ (Web Maintenance)
6. จัดทำระบบซอฟต์แวร์ลงทะเบียนออนไลน์ (Registration online)
7. จัดทำระบบซอฟต์แวร์รับการส่งบทคัดย่อออนไลน์ (Submission Abstract Online)
8. จัดทำระบบควบคุมกลาง และรายงาน (Control Panel & Report System)

     ระบบ SIPS เป็นระบบที่รักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับระบบอีคอมเมริสซ์และระบบการตัดบัตรเครดิตออนไลน์  ที่มีความปลอดภัยสูง และขั้นตอนการดำเนินการจะกระทำที่ฝั่งของธนาคารทั้งหมด  เว็บไซต์จะเป็นเพียงประตูส่งข้อมูล (Gateway) เมื่อระบบได้ทำขั้นตอนเสร็จสิ้นแล้วจะส่งรหัสพร้อมข้อมูลกลับมายังเว็บไซต์เพื่อแจ้งให้ผู้ลงทะเบี่ยนทราบผลของการลงทะเบียนพร้อมกับการตัดบัตรเดรดิต ทำให้ผู้ลงทะเบี่ยนมีความปลอดภัยและเกิดความเชื่อมั่นในระบบนี้อย่างสูง  โดยมีเว็บไซต์การประชุมกว่า 20 เว็บไซต์การประชมที่ได้ใช้บริการระบบ SIPS นี้แล้ว แสดงถึง ความปลอดภัย และมีเสถียรภาพของระบบเป็นอย่างดี   และมีอีเมล์แจ้งผลการลงทะเบียนด้วยเช่นกัน  ต่อจากนั้นจะเป็นหน้าที่ของเว็บไซต์ที่จะต้องทำการบันทึกการลงทะเบียน ชื่อ นามสกุลและข้อมูลทังหมดที่ผุ้ลงทะเบี่ยนได้ทำการลงทะเบียนไว้  และจะมีสถานะ (Status) แสดงว่า ผ่านหรือไม่ผ่าน  ซึ่งผู้ดูแลการประชุมสามารถเลือกดูเฉพาะส่วนได้  นอกจากนี้ จะมียอดสรุปรายรับของการลงทะเบียนไว้ให้โดยอัตโนมัติ  สามารถปรินออกเป็นไฟล์ Excel สำหรับผู้บริหาร เพื่อทราบความคืบหน้าของการลงทะเบียน  และวางแผนสำหรับการประชุมได้ 

     ข้อมูลของผู้ลงทะเบียนผ่านทั้งหมด  จะสามารถดาวน์โหลดลงมาเก็บไว้ด้านล่าง เพื่อเตรียมจัดทำระบบ Batch และนำเข้าระบบซอฟต์แวร์ลงทะเบี่ยนหน้างานเพื่อทำการตรวจสอบการแสดงตนในวันประชุมจริง  และ ข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาจัดเตรียมเอกสารพร้อมกระเป๋าต่างๆ ไว้ก่อนล่วงหน้า เพื่อความรวดเร็วในการดำเนินการและการให้บริการหน้างาน  นอกจากนี้ ยังสามารถนำมาจัดทำเป็นระบบคูปองอาหาร, Coffee Break และบัตรเข้างานประชุม ฯลฯ

Admin Systems
ระบบ SIPS จากทางธนาคาร SIPS Demo : https://sips-test.scb.co.th

    ระบบควบคุมกลางและรายงาน เป็นระบบที่บริษัทฯได้ทำขึ้นเพื่อให้ผู้ดูแลการประชุมสามารถใช้บริหารจัดการการประชุมทั้งหมดได้ โดยผ่านระบบผ่านหน้าเว็บไซต์ (Web Base) ที่สามารถเข้าใช้งานได้ทั่วโลก ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม (Any time Any where) โดยระบบทั่วไปจะมี ดังนี้

1. ระบบอีเมล์สำหรับผู้ดูแลการประชุม และสำหรับคณะกรรมการการประชุม เพื่อใช้ติดต่ออย่างเป็นทางการสำหรับการประชุม และใช้สำหรับให้ผู้เข้าร่วมประชุมติดต่อสอบถามได้  ส่วนมากจะลงท้ายด้วยชื่อการประชุม เช่น info@wonca2006.org เป็นต้น   อีเมล์นี้เพื่อแสดงถึงการประชุมนั้นๆ และอีเมล์นี้สามารถเปิดได้ไม่จำกัด (Unlimited Email) อีเมล์นี้จะสามารถใช้ได้ทั้งระบบ Web Mail เหมือน Hotmail, Gmail หรือ ใช้เป็นระบบ POP3 Mail โดยใช้ร่วมกับโปรแกรม Outlook Express เป็นต้น
2. ระบบตรวจเช็คจำนวนผู้ลงทะเบียนออนไลน์ 
3. ระบบตรวจเช็คยอดรายรับจากการตัดบัตรเครดิตของผู้เข้าร่วมประชุม
4. ระบบตรวจเช็คผู้ส่งบทคัดย่อ (Abstract Submission Online) พร้อมระบบ Preview และ Permission และระบบตอบกลับในกรณีที่บทคัดย่อผ่านการตรวจสอบจาก Editor
5. ระบบออกรหัสผ่าน (Password) สำหรับผู้เข้าใช้งาน เพื่อออกรหัสให้สำหรับผู้มีอำนาจในการดูแลการประชุมเท่านั้น
6. ระบบเว็บบอร์ด (Committee Web Board) สำหรับคณะกรรมการประชุมออนไลน์เกี่ยวกับการวางแผนสำหรับการประชุมที่จะเกิดขึ้น
7. ระบบโพสข่าวหรือส่งเมล์ให้กับคณะกรรมการ (Mailing List) เพื่อส่งข่าวการประชุมให้กับคณะกรรมการทุกท่าน ในกรณีทีไม่ได้เข้าร่วมประชุม หรือแจ้งนัดหมายกำหนดการต่างๆ ให้กับคณะกรรมการที่ทำงานทุกท่านทราบ
8. ระบบสนับสนุนด้านเทคนิคและธนาคาร   หากมีข้อสงสัยหรือปัญหาเกิดขึ้น สามารถติดต่อฝ่ายเทคนิคของบริษัทฯได้ทันทีทั้งทางโทรศัพท์และอีเมล์  และหากเป็นเรื่องรายรับการลงทะเบี่ยน สามารถตรวจสอบยืนยันกับทางธนาคารได้เช่นกัน ในกรณีที่ข้อมูลไม่ถูกต้อง

1. องค์กรจะได้รับความสะดวก ในการจัดการเรื่องการลงทะเบียนและค่าธรรมเนียมจากการลงทะเบียน เช่น ค่าลงทะเบียนการประชุม, ค่าจองที่พัก, ค่าจองทัวร์ท่องเที่ยว ฯลฯ ซึ่งสามารถรวมไว้ในระบบการลงทะเบียนออนไลน์
2. ให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับความสะดวก เพราะสามารถลงทะเบียนได้ทั่วโลก ตลอด 24 ชั่วโมง และ เชื่อมต่อกับ เว็บไซต์ที่มีข้อมูลการประชุมโดยตรง ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ข้อมูลการประชุม เพื่อใช้ประกอบการลงทะเบียน
3. เชื่อมต่อกับระบบการส่งเอกสารการประชุมออนไลน์ (Submit Abstract Online) โดยผู้ลงทะเบียนสามารถส่งบทคัดย่อทางออนไลน์ได้โดยผ่านระบบ โดยมีรหัสสำหรับคณะกรรรมการของการประชุมเพื่อตรวจสอบบทคัดย่อนั้น โดยเลือกให้ผ่านหรือไม่ผ่านได้ โดยผ่านระบบออนไลน์ ทั้งนี้องค์กรสามารถตั้งได้ว่า จะเชื่อมต่อกับระบบการตัดบัตรเครดิตด้วยหรือไม่
4. ข้อมูลบทคัดย่อที่ผู้ลงทะเบียนผ่านระบบออนไลน์ (Abstract Online) สามารถนำมาจัดพิมพ์เป็นรูปเล่ม เพื่อใช้แจกในที่ประชุมได้ หรือ นำลงในแผ่นซีดีรอม เพื่อใช้ประกอบเป็นเอกสารการประชุมได้
5. ส่งเสริมภาพพจน์ขององค์กรและการประชุมฯให้ผู้ที่สนใจได้เข้ามาเยี่ยมชมได้ทั่วโลก
6. ส่งเสริมและเผยแพร่ข้อมูลวิชาการและศักยภาพขององค์กรให้ผู้ที่สนใจได้ศึกษาได้ทั่วโลก
7. ส่งเสริมภาพพจน์ของประเทศไทย และ สถานที่ท่องเที่ยวให้เป็นที่รู้จัก
8. เพิ่มโอกาสและช่องทางให้ผู้ที่สนใจ ได้มีแหล่งข้อมูลพร้อมกับตัดสินใจในการเข้าร่วมประชุมได้ทันที
9. มีระบบความปลอดภัยในการลงทะเบียนและรายได้ที่สามารถตรวจสอบได้ ยกเลิก หรือ เปลี่ยนแปลง โดยผ่านระบบออนไลน์ ไม่เสี่ยงต่อการถูกโจรกรรม ข้อมูลบัตรเครดิตจะถูกเข้ารหัสด้วยระบบ SSL โดยขั้นตอนทั้งหมดจะกระทำผ่านระบบตรวจสอบของธนาคาร เมื่อเสร็จแล้วจึงจะส่งข้อความแจ้งมาที่ระบบของบริษัทฯ เพื่อแจ้งต่อผู้ลงทะเบียนอีกครั้ง
10. ข้อมูลการลงทะเบียนออนไลน์ สามารถนำมาเพื่อใช้กับระบบซอฟต์แวร์การลงทะเบียนหน้างาน ( Offline Registration System) ซึ่งบริษัทฯ มีการให้บริการด้านนี้ต่อจากระบบออนไลน์ เพื่อเชื่อมต่อกันโดยตรง

1. ค่าดำเนินงาน
2. ค่าการจัดทำซอฟแวร์ตัดบัตรเครดิต (Software Application Online)
3. ค่าทดสอบระบบและลิงค์ระหว่างธนาคารกับระบบขององค์กร (System Testing & Approved)
4. ค่าดูแลระบบ (Maintenance)
5. ค่าจัดทำระบบซอฟต์แวร์ลงทะเบี่ยนหน้างาน (Front Software Registration System) (ในกรณีที่เพิ่มเติม)

หมายเหตุ    ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการขึ้นการขอบเขตของงานและปริมาณงานของการจัดทำระบบ